Adicionar observações a OS

Observações na Ordem de Serviço do Chave Dez

As Observações na Ordem de Serviço (OS) do Chave Dez permitem que você registre informações importantes sobre o atendimento, peças, prazos e qualquer detalhe relevante. Você pode escolher entre Observações Públicas (visíveis também para o cliente) e Observações Privadas (restritas à equipe da oficina).

Neste artigo, você vai aprender:

1. O que são Observações na OS.

2. Como criar e gerenciar Observações.

3. Diferença entre Observações Públicas e Privadas.

4. Dicas para usar as Observações de forma eficiente.

1️⃣ O que são Observações na OS?

As Observações são anotações que você pode adicionar em cada Ordem de Serviço para documentar qualquer detalhe importante, como:

• Informações sobre garantias.

• Regras de uso e manutenção do veículo.

• Observações internas para a equipe, como alertas de peças críticas.

• Qualquer informação adicional que ajude a acompanhar melhor o serviço.

Essas informações ficam registradas na OS, tornando seu histórico mais completo e agilizando o suporte ao cliente.

2️⃣ Como criar e gerenciar Observações

Para criar uma nova Observação em uma OS, siga os passos:

1. Acesse a Ordem de Serviço desejada, pelo menu lateral em Ordens de serviço.

2. Localize a aba Observações.

3. Clique em Adicionar observação.

4. No modal que se abre, preencha o campo Observação com o texto desejado.

5. Defina a Visibilidade (Pública ou Privada).

6. Clique em Salvar observação.

Editar ou excluir Observações existentes

• Para editar uma Observação, clique no ícone de lápis ao lado da anotação.

• Para excluir, clique no ícone de lixeira correspondente.

3️⃣ Observações Públicas vs. Observações Privadas

Durante a criação ou edição de uma Observação, você encontrará a opção de Visibilidade:

• Pública:

  • Será exibida também para o cliente, tanto na impressão da OS quanto em qualquer área do cliente que estiver habilitada.

  • Ideal para orientações de uso, avisos de garantia, recomendações de manutenção e qualquer dado que você deseje compartilhar com o cliente.

• Privada:

  • Visível somente para a equipe da oficina.

  • Usada para informações internas, como negociações de preço, alertas de peças em falta ou qualquer detalhe estratégico que não deve ser mostrado ao cliente.

Dica: Use as Observações Públicas para transmitir confiança e transparência ao cliente, enquanto as Privadas ajudam sua equipe a manter um controle interno eficaz.

4️⃣ Dicas para usar as Observações de forma eficiente

1. Padronize as informações

   • Crie um “modelo” para Observações de garantia, por exemplo. Assim, ao incluir esse tipo de Observação, a equipe sabe exatamente como registrar.

2. Mantenha tudo organizado

   • Revise periodicamente as Observações para não acumular informações desnecessárias.

   • Use títulos ou palavras-chave no início de cada Observação, facilitando a localização.

3. Seja claro e objetivo

   • Use linguagem simples e direta, principalmente nas Observações que o cliente também terá acesso.

   • Evite termos técnicos sem explicação, pois o cliente pode ficar confuso.

4. Atualize sempre que precisar

   • Se algo mudou na OS, acrescente uma nova Observação ou edite a existente para manter o histórico completo e preciso.

Benefícios de usar Observações na OS 🚀

• Transparência com o cliente: As Observações Públicas permitem que o cliente veja o que está acontecendo com seu veículo.

• Agilidade no atendimento: Com o histórico completo, a equipe resolve dúvidas mais rápido.

• Organização interna: As Observações Privadas ajudam a gerenciar detalhes sensíveis ou estratégicos sem confundir o cliente.

• Histórico completo: Todas as anotações ficam salvas na OS, trazendo um registro valioso para consultas futuras.

Se precisar de ajuda, nossa equipe está disponível:

📧 E-mail: [e-mail]

💬 WhatsApp: [phone]

🚀 Agora que você já sabe como adicionar observações a OS, saiba como visualizar os pagamentos da ordem de serviço.